16 Jobs für Administrative Support in Schweiz

Stellenbezeichnung: Datenerfasser/in (Homeoffice)

Wir suchen eine/n äußerst organisierte/n und detailorientierte/n Datenerfasser/in zur Verstärkung unseres wachsenden Remote-Teams. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die präzise Eingabe und Verwaltung von Daten in verschiedenen internen Systemen. Ihre Arbeit trägt maßgeblich zur Genauigkeit, Konsistenz und Integrität wichtiger Unternehmensinformationen bei.

Hauptaufgaben:

• Schnelle und präzise Eingabe sowie Aktualisierung von Daten in Unternehmenssystemen
• Vertraulicher und sicherer Umgang mit sensiblen Daten
• Regelmäßige Überprüfung der Daten auf Fehler oder Unstimmigkeiten und Korrektur dieser
• Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen zur Datenverifizierung und -abstimmung
• Erstellung einfacher Berichte und Zusammenfassungen nach Bedarf
• Teilnahme an regelmäßigen Datenqualitätsprüfungen und Sicherungen
• Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zum Datenschutz und zur Datensicherheit

Erfahrung & Fähigkeiten:

• Keine Vorkenntnisse erforderlich – eine umfassende Einarbeitung wird bereitgestellt
• Grundlegende Computerkenntnisse und Vertrautheit mit Bürosoftware sind von Vorteil

Was wir bieten:

• 100 % Homeoffice – arbeiten Sie von überall in Australien
• Flexible Arbeitszeiten, die zu Ihrem Lebensstil passen
• Ein unterstützendes, teamorientiertes Arbeitsumfeld
• Entwicklungsmöglichkeiten und Karrierechancen innerhalb des Unternehmens
  
  HINWEIS: Grundkenntnisse in Englisch sind erforderlich!

We have been commissioned by our pharmaceutical client in Basel to search for a

Receptionist & Administrative Assistant

This is a long-term temporary position with the option for permanent employment.

Tasks:

• Offer general assistance to guests
• Manage the processes for incoming and outgoing mail, handle deliveries, and coordinate with local delivery services
• Provide administrative assistance to colleagues in the office as needed
• Arrange interviews or meetings
• Coordinate travel and accommodation arrangements within Switzerland for senior members of the global organization
• Collaborate with executive and senior administrative assistants to address requests and inquiries from senior managers
• Manage and order office and kitchen supplies, organize catering for group meetings, and occasionally run errands (e.g., for lunch or kitchen supplies)
• Supervise kitchen areas to ensure they are well-stocked and tidy
• Serve as the contact point for external service providers related to building maintenance (cleaning, repairs, etc.)
• Plan and oversee repairs, installations, and upgrades of office and kitchen equipment as required
• Assist management in negotiating with office vendors and service providers, and implement cost-saving and recycling initiatives
• Develop and uphold office protocols, facilities management, and maintenance procedures
• Support the organization and coordination of local and European events
• Develop and maintain emergency response plans

Requirements

• Previous experience in office management and reception in an international and multi-cultural environment would be of advantage
• Fluent in English and German
• Very good Microsoft Office skills
• Strong organizational- and excellent interpersonal skills & with strong customer focus
• Demonstrates flexibility and adaptability with a proactive, positive mindset

Don't miss this opportunity and apply today! Your contact: Andrea Alfonsi,

Branche: Pharma-Industrie

Funktion: Administration/Lohn- und Gehaltsabrechnung

Führungsperson: Nein

Anstellungsart: Temporäre Arbeit

Karrierestufe: Angestellte/r

Im Bereich Büromanagement sind wir die zentrale Schlüsselstelle , um die reibungslosen Abläufe an unseren Standorten für unsere Teams sicherzustellen.

Als Office Assistant in Teilzeit  verantwortest du alle Angelegenheiten der Büroorganisation und bist für die Teams vor Ort eine wichtige Stütze in ihrer täglichen Arbeit.

• Du organisierst alle gebäudebezogenen Angelegenheiten des Tagesgeschäfts , wie die Absprache mit externen Reinigungs- und Hausmeisterdienstleister

• Du verwaltest den Fuhrpark deiner Niederlassung

• Du kümmerst dich um die Kreditkarten- und Reisekostenabrechnungen

• Du übernimmst administrative Tätigkeiten , wie das Beantworten von eingehenden Anrufen und der Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs

• Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringst idealerweise betriebswirtschaftliche Kenntnisse mit

• Du konntest bereits mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Bereich des Büromanagements sammeln

• Du arbeitest gewissenhaft und serviceorientiert

• Du bist kommunikationsstark und sprichst fließend Deutsch

• erfahrungsbasiertes Gehalt

• 13. Monatsgehalt

• unbefristeter Arbeitsvertrag in einer aufsteigenden Branche

• motiviertes Team mit flachen Hierarchien

• dynamisches Umfeld mit modernem Büro 

Frenus AG ist Dienstleister für elektrische Sicherheitsprüfungen . Unsere Vision ist es, die Arbeitsplätze in der Schweiz sicherer zu machen. Dabei legen wir grossen Wert auf Agilität, Qualität und Innovation , um Mitarbeitern und Kunden eine sichere Perspektive zu bieten. Gemeinsam streben wir nach überdurchschnittlichen Ergebnissen.

Werde auch du Teil unseres Teams und unserer Vision, um die Sicherheit an den Arbeitsplätzen zu gewährleisten.

Die OMS Prüfservice Suisse ist eine Marke der Frenus AG , wobei die Anstellung direkt bei der Frenus AG erfolgt.

Key Responsibilities

• 
  
  Manage daily operational tasks related to banking, including domestic and international payments, transfers, and reconciliations.
• 
  
  Oversee subscription processes for private market investments and handle related documentation.
• 
  
  Liaise with banks, asset managers, and clients to ensure smooth execution of operations.
• 
  
  Conduct KYC collection and verification for client onboarding.
• 
  
  Spot irregularities, ensure deadlines are met, and maintain high standards of compliance.
• 
  
  Maintain accurate records and ensure alignment with internal policies and regulatory requirements.
• 
  
  Support the Relationship Managers and broader team in delivering exceptional service to clients.

• 
  
  3-5 years of experience in financial operations within a bank, financial institution, or Family Office (Geneva experience strongly preferred).
• 
  
  Strong attention to detail, high sense of responsibility, and ability to meet tight deadlines.
• 
  
  Excellent organizational, analytical, and problem-solving skills.
• 
  
  Flexible, open-minded, and proactive mindset with the ability to adapt to a fast-paced environment.
• 
  
  Team player with strong interpersonal and communication skills.
• 
  
  Advanced Excel skills.
• 
  
  Fluent in English (spoken and written); other languages are a plus.

• 
  
  Exposure to a diverse and international portfolio of assets.
• 
  
  A collaborative and professional environment with direct interaction with senior stakeholders.
• 
  
  A role with responsibility and the opportunity to grow within a fast-evolving Family Office.

- Coordonner les activités d'après vente:

- Recevoir les demandes des clients BtoB et BtoC,

- Traiter les demandes des clients sur le système informatique ERP, mettre à jour les données des clients,

- Préparer les devis en coordination avec les ventes et les techniciens,

- Enregistrer les commandes et suivre les commandes jusqu'à préparation et livraison,

- Suivre les délais et contrôler les disponibilités et respecter les échéances, en tant qu'intermédiaire entre les clients et les équipes en interne,

- Facturer et suivre les paiements,

- Taches administratives diverses.

- CFC d'employé(e) de commerce ou études équivalents,

- Première expérience requise en Assistanat, en Administration, en Back Office ou en Service Client,

- Première expérience avantageuse dans le milieu industriel, manufacture,

- Maîtrise de la langue française et niveau avancé en anglais (B2),

- Maîtrise des outils informatiques usuels et aisance avec les chiffres et le digital,

- Grand sens du service et de la clientèle.

Des conditions de travail excellentes; un poste varié et polyvalent en autonomie tout en travaillant en équipe; une équipe très conviviale et organisée; un poste pérenne; une manufacture de renom.