17 Jobs für Business Support in Schweiz

Im Bereich Büromanagement sind wir die zentrale Schlüsselstelle , um die reibungslosen Abläufe an unseren Standorten für unsere Teams sicherzustellen.

Als Office Assistant in Teilzeit  verantwortest du alle Angelegenheiten der Büroorganisation und bist für die Teams vor Ort eine wichtige Stütze in ihrer täglichen Arbeit.

• Du organisierst alle gebäudebezogenen Angelegenheiten des Tagesgeschäfts , wie die Absprache mit externen Reinigungs- und Hausmeisterdienstleister

• Du verwaltest den Fuhrpark deiner Niederlassung

• Du kümmerst dich um die Kreditkarten- und Reisekostenabrechnungen

• Du übernimmst administrative Tätigkeiten , wie das Beantworten von eingehenden Anrufen und der Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs

• Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringst idealerweise betriebswirtschaftliche Kenntnisse mit

• Du konntest bereits mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Bereich des Büromanagements sammeln

• Du arbeitest gewissenhaft und serviceorientiert

• Du bist kommunikationsstark und sprichst fließend Deutsch

• erfahrungsbasiertes Gehalt

• 13. Monatsgehalt

• unbefristeter Arbeitsvertrag in einer aufsteigenden Branche

• motiviertes Team mit flachen Hierarchien

• dynamisches Umfeld mit modernem Büro 

Frenus AG ist Dienstleister für elektrische Sicherheitsprüfungen . Unsere Vision ist es, die Arbeitsplätze in der Schweiz sicherer zu machen. Dabei legen wir grossen Wert auf Agilität, Qualität und Innovation , um Mitarbeitern und Kunden eine sichere Perspektive zu bieten. Gemeinsam streben wir nach überdurchschnittlichen Ergebnissen.

Werde auch du Teil unseres Teams und unserer Vision, um die Sicherheit an den Arbeitsplätzen zu gewährleisten.

Die OMS Prüfservice Suisse ist eine Marke der Frenus AG , wobei die Anstellung direkt bei der Frenus AG erfolgt.

Key Responsibilities

• 
  
  Manage daily operational tasks related to banking, including domestic and international payments, transfers, and reconciliations.
• 
  
  Oversee subscription processes for private market investments and handle related documentation.
• 
  
  Liaise with banks, asset managers, and clients to ensure smooth execution of operations.
• 
  
  Conduct KYC collection and verification for client onboarding.
• 
  
  Spot irregularities, ensure deadlines are met, and maintain high standards of compliance.
• 
  
  Maintain accurate records and ensure alignment with internal policies and regulatory requirements.
• 
  
  Support the Relationship Managers and broader team in delivering exceptional service to clients.

• 
  
  3-5 years of experience in financial operations within a bank, financial institution, or Family Office (Geneva experience strongly preferred).
• 
  
  Strong attention to detail, high sense of responsibility, and ability to meet tight deadlines.
• 
  
  Excellent organizational, analytical, and problem-solving skills.
• 
  
  Flexible, open-minded, and proactive mindset with the ability to adapt to a fast-paced environment.
• 
  
  Team player with strong interpersonal and communication skills.
• 
  
  Advanced Excel skills.
• 
  
  Fluent in English (spoken and written); other languages are a plus.

• 
  
  Exposure to a diverse and international portfolio of assets.
• 
  
  A collaborative and professional environment with direct interaction with senior stakeholders.
• 
  
  A role with responsibility and the opportunity to grow within a fast-evolving Family Office.

- Coordonner les activités d'après vente:

- Recevoir les demandes des clients BtoB et BtoC,

- Traiter les demandes des clients sur le système informatique ERP, mettre à jour les données des clients,

- Préparer les devis en coordination avec les ventes et les techniciens,

- Enregistrer les commandes et suivre les commandes jusqu'à préparation et livraison,

- Suivre les délais et contrôler les disponibilités et respecter les échéances, en tant qu'intermédiaire entre les clients et les équipes en interne,

- Facturer et suivre les paiements,

- Taches administratives diverses.

- CFC d'employé(e) de commerce ou études équivalents,

- Première expérience requise en Assistanat, en Administration, en Back Office ou en Service Client,

- Première expérience avantageuse dans le milieu industriel, manufacture,

- Maîtrise de la langue française et niveau avancé en anglais (B2),

- Maîtrise des outils informatiques usuels et aisance avec les chiffres et le digital,

- Grand sens du service et de la clientèle.

Des conditions de travail excellentes; un poste varié et polyvalent en autonomie tout en travaillant en équipe; une équipe très conviviale et organisée; un poste pérenne; une manufacture de renom.

• Unterstützung des Teams, des Managements sowie eines Key Clients in verschiedenen Projekten
• Reiseplanung, Spesen- und Bargeldmanagement
• Organisation, Koordination und Protokollführung von Meetings
• Unterstützung der Personal Assistant Funktion für einen Key Client (inkl. flexible Erreichbarkeit bei Bedarf)
• Planung und Durchführung von Firmenanlässen (z. B. Sommerfest, Weihnachtsfeier)
• Eigenständiges Property Management: Schnittstelle zu Mitarbeitenden, Lieferanten und externen Partnern
• Organisation und Optimierung der Büroabläufe, Pflege von Datenbanken
• Erste Anlaufstelle für Telefonate, Korrespondenz und allgemeine Anfragen auf Deutsch und Englisch
• Bestellung, Verhandlung und Verwaltung von Büromaterial, IT-Equipment und weiteren Ressourcen
• Verantwortung für IT-Belange in Zusammenarbeit mit unserem externen IT-Partner

• Erfolgreich abgeschlossene Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Office Management oder als Assistentin in einer vergleichbaren Position
• Fliessende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil
• Hohe Einsatzbereitschaft, Diskretion und Vertraulichkeit
• Proaktive Persönlichkeit, die Mehrwert schafft und mitdenkt
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Detailorientierung sowie Organisations- und Problemlösungskompetenz
• Teamplayer mit exzellenten kommunikativen Fähigkeiten
• Ein Führerausweis und Auto sind für diese Position notwendig

Klingt diese Position nach dem nächsten spannenden Schritt in Ihrer Laufbahn? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Adecco

Sie sind ein Organisationstalent, schätzen ein internationales Umfeld und möchten Ihr Sprachtalent in einem abwechslungsreichen Arbeitsalltag einsetzen? Unser Kunde bietet Ihnen eine spannende Position mit vielfältigen Aufgaben in Administration und Office Management. Profitieren Sie von attraktiven Benefits und der Möglichkeit, sich fachlich weiterzuentwickeln.

Aufgaben

• Kaufmännische Grundausbildung
• 3?5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Erfahrung im internationalen Umfeld
• Sprachkenntnisse: stilsicheres Deutsch (C2), gutes Englisch (B2)
• EDV-Kenntnisse: MS Office, SAP, Adobe InDesign, Photoshop
• Persönliche Eigenschaften: Sprachtalent, Organisationstalent, dienstleistungsorientiert, selbständig, stressresistent

Profil

• Empfangstätigkeiten
• Koordination von Terminen
• Mithilfe bei Organisation von Meetings, Events, Workshops und Tagungen
• Organisation von Reisen
• Verwaltung von Verträgen
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Allgemeine Administration

Vorteile

• 25 Tage Ferien
• Gratis Parkplatz sowie Ladestation für Elektrofahrzeuge (Gratis Strom)
• Gratis Früchte und Getränke
• CHF 200? Beteiligung ans Fitnessabo
• 20% Vergünstigung auf REKA
• Interne Sprachkurse (E/F/S)
• Unterstützung bei Weiterbildungen

Interessiert? Dann freue ich mich auf Ihre Bewerbung und stehe Ihnen bei Fragen gerne persönlich zur Verfügung.

Kontaktinformationen

Falls du weitere Fragen zu diesem Stellenangebot (Referenz: JN - ) hast, kontaktiere bitte Stephanie Spichtig unter .

Über uns

Adecco ist Marktführer für Personallösungen in der Schweiz und weltweit. Jeden Tag sorgen unsere Teams in unseren rund 50 Standorten schweizweit für den besten Match zwischen Kandidat:innen und Kunden in unterschiedlichen Berufsfeldern und Branchen.

Adecco Schweiz ist ein Unternehmen der Adecco Gruppe, dem weltweit führenden Unternehmen für Talent Advisory und Solutions. Wir glauben daran, jeden für die Zukunft fit zu machen und beschäftigen täglich über 3,5 Millionen Menschen. Wir rekrutieren, entwickeln und bilden Talente in 60 Ländern aus, und ermöglichen es Organisationen, die Zukunft der Arbeit mitzugestalten.

Branche: Anderes

Funktion: Anderes

• Organize and maintain office supplies and inventory to ensure smooth daily operations.
• Assist in scheduling meetings, managing calendars, and preparing necessary documents.
• Organize internal and external events.
• Support the team with correspondence, including emails, letters, and other communications.
• Coordinate with external suppliers and service providers when required.
• Maintain and update internal databases and records with accuracy.
• Handle incoming and outgoing mail and deliveries.
• Provide general administrative support to the leadership team.
• Contribute to the organization of company events or team activities as needed.

• First experience in administration or business support or not more than 5 years of experience.
• University degree in business administration or hospitality.
• Strong autonomy and proactivity.
• Strong organizational and multitasking abilities to manage a variety of tasks effectively.
• Very hands-on and finds solutions to problems and emergencies.
• Extroverted temper, able to work in a fast-paced environment and able to communicate efficiently.
• Proficiency in common office software and tools, such as MS Office Suite.
• Fluency in English and in French.

Our client offers you:

• A part-time.
• A temporary position - potentially evolving position.
• A thriving Tech and Innovation-driven start-up growing fast.
• Closely work with the leadership team.
• Flexible and agile work environment offering multitasking and polyvalence.

Finders SA

Client:

A leading global financial services company with a long-established, boutique front office in Geneva. A vibrant, dynamic, and international environment. A client that Finders know well, allowing us to clearly explain the culture and working environment to any potentially suitable applicant.

Position:

This is a fantastic Office Assistant opportunity for a calm, well-presented, and poised individual to step into a permanent role as the face of a leading financial services company.

Accustomed to working in a corporate, international environment, you will be the first point of contact and play a key role in maintaining a polished and welcoming atmosphere. You'll collaborate with a range of internal and external stakeholders.

If you thrive in a fast-paced, dynamic environment with an Anglo-Saxon working style, this could be the role for you! Fluency in French is essential.

In this highly varied role requiring strong organizational skills, resilience, and a positive attitude, you'll support the Geneva Family Office team by ensuring smooth daily operations and efficient office coordination. Your responsibilities will also include managing office facilities, ordering supplies, and handling front-of-house duties.

Key Responsibilities and Duties:

Office Support

• Provide PA support to Relationship Managers, Directors, and Partners (diary management, calls, expense claims)
• Organize internal/external meetings, prepare board packs, and manage filing

Facilities

• Oversee office repairs and maintenance; liaise with landlords and contractors
• Maintain office supplies and ensure printers and canteen stocks remain operational

Visitors & Events

• Manage reception, organize refreshments, and coordinate visitor arrangements
• Assist in organizing internal and external events

Travel

• Arrange travel and process expense claims for senior team members

Anti-Money Laundering (AML)

• Assist with AML compliance, document updates, and risk assessments

Building Access

• Manage office access cards and keys, and track reallocations

Profile:

• Bilingual in English and French
• Proficient in the MS Office Suite
• Minimum 4+ years' experience as a Team Assistant or Office Coordinator in a similar front-facing role
• Ideally experienced as the face of a Family Office or similar environment, with regular exposure to VIP clients (internal and external)
• Background in one of the following: Family Office, Asset Management, Private Banking, or 5-star Hospitality (experience in facilities management is a plus)
• Highly organized, discreet, proactive, and detail-oriented, with the ability to remain calm under pressure
• Excellent personal presentation
• Resilient and a team player, able to manage tasks independently with minimal supervision
• Already based in the Geneva region or Suisse-Romande, holding a valid Swiss work permit (frontalier applicants also accepted)

Why Apply?  

This is a rare opportunity to join a prestigious, growing, long-established Family Office, in a dynamic, multi-cultural setting. You'll work closely with a highly professional close-knit team, building on your experience and gaining exposure to a refined, and fast-paced environment. .

Branche: Bankwesen

Funktion: Buchführung / Bankwesen / Finanzwesen

4 U Consulting

On behalf of our client based in Lugano (CH), we are looking for Personal Assistant who supports the CEO on own personal affairs. You are a positive, proactive and reliable person with strong organizational abilities, structured and efficient working approach, and high quality awareness

Skills required:

• At least five years of proven and successful working experience as an Executive Assistant, Executive Support or Team Assistant (VP minimum) or Personal Assistant in the following fields: medical, hospital, nutrition, dietetics sector
• Excellent interpersonal skills andability to communicate effectively
• Ability to anticipate requests, needs of the CEO in order to guarantee an excellent level of service
• Proficient in Italian, Russian and English, written and spoken
• Flawless execution of activities with high attention to detail
• Empathy, sensitivity, discretion and confidentiality

Key tasks and responsibilities :

• Provide effective and efficient personal assistance in relation to medical, personal care, health and well-being issues
• Ensure a high level of confidentiality at all times

Job location:

Lugano

Additional information:

Permanent Job Contract, Part Time (50%). We will give priority to candidates domiciled in Switzerland.

Branche: Medizin/Krankenhaus

Funktion: Sekretariat/Empfang/Allgemeine Dienstleistungen

Führungsperson: Nein

Anstellungsart: Festanstellung

Karrierestufe: Angestellte/r