5 Jobs für Assistant client advisor / office manager (m/w) 80 % in Zürich

Facility Management. Neu gedacht. Von Ihnen gemacht.

Unsere Mandantin, ein etabliertes Unternehmen aus einer spezialisierten Dienstleistungsbranche, geht einen mutigen, aber wohlüberlegten Schritt: Alle Leistungen, die nicht zum unmittelbaren Kerngeschäft gehören, etwa technischer Unterhalt, Spezialreinigung, Hauswartung oder Instandhaltung, sollen in eine eigenständige Facility-Management-Sparte ausgelagert werden. Dafür braucht es kein Konzept auf dem Papier, sondern jemanden, der anpackt und Schritt für Schritt Realität daraus macht.

Und genau hier kommen Sie ins Spiel.  In einem Markt, der oft von kurzfristiger Reaktion statt langfristiger Strategie lebt, geht unsere Mandantin bewusst einen anderen Weg. Gesucht wird kein Verwalter, sondern eine echte Führungspersönlichkeit mit operativer Stärke, unternehmerischem Denken und einem natürlichen Drang, Dinge zum Laufen zu bringen. Mit einem soliden Kundenstamm aus der eigenen Kernbranche im Rücken und mit einer klaren Vision im Blick, soll eine FM-Einheit entstehen, die nicht nur Dienstleisterin, sondern Mitdenkerin ist.

• Ihr Spielfeld: alles, was bisher kein anderer übernommen hat
• Ihr Werkzeug: Erfahrung, Hands-on-Mentalität und gesunder Menschenverstand. 
• Ihr Ziel: aus Möglichkeiten konkrete Ergebnisse machen. 

Sie sind nicht auf der Suche nach einer nächsten Stelle, sondern nach einer echten unternehmerischen Chance? Sie möchten gestalten, führen, etwas wachsen sehen und dabei Verantwortung übernehmen, die über das Tagesgeschäft hinausgeht? Dann lesen Sie weiter.

Je nach Szenario starten Sie:

• entweder von Grund auf mit einem kleinen, schlagkräftigen Kernteam und entwickeln gemeinsam mit der Geschäftsleitung Strukturen, Dienstleistungen und Märkte oder
• übernehmen ein bestehendes FM-Unternehmen, führen 20–50 Mitarbeitende und implementieren die Dienstleistungen unserer Mandantin nahtlos in die neue Einheit.

In beiden Fällen gilt: Sie prägen den Charakter des neuen Unternehmensbereichs wesentlich mit. Ob im operativen Tagesgeschäft oder in der strategischen Weiterentwicklung. Sie sind nicht nur dabei, sondern mittendrin.

Ihre Aufgaben: vielseitig, verantwortungsvoll, mit unternehmerischer Tiefe

• Aufbau und Leitung der neuen Facility-Management-Sparte (inkl. Technik, Unterhalt, Reinigung, Hauswartung)
• Entwicklung tragfähiger Angebote und Dienstleistungen mit Fokus auf Qualität, Effizienz und Marktbedürfnisse
• Akquisition neuer Kunden und Nutzung von Cross-Selling-Potenzialen innerhalb des bestehenden Portfolios
• Rekrutierung, Führung und Weiterentwicklung von Teams und Einsatzgruppen
• Prozessdesign, Qualitätsmanagement und Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung, strategisch wie operativ

Ihr Profil: pragmatisch, unternehmerisch, zukunftsgerichtet

Sie sind eine Macherin oder ein Macher mit dem nötigen strategischen Tiefgang. Sie verstehen es, Strukturen aufzubauen, Teams zu führen und Kund:innen auf Augenhöhe zu begegnen. Dabei bleiben Sie jederzeit hands-on, lösungsorientiert und wirtschaftlich denkend. Konkret bringen Sie mit:

• Mehrjährige Erfahrung im technischen Facility Management oder einem angrenzenden Bereich
• Führungserfahrung und nachweisliche Erfolge im Teamaufbau
• Unternehmerisches Denken und Eigeninitiative
• Idealerweise Erfahrung im Umfeld Hotellerie oder Hospitality–Serviceverständnis ist für Sie selbstverständlich
• Sehr gute Deutschkenntnisse (weitere Sprachen von Vorteil)
• Fahrausweis Kat. B
• Keine Einschränkungen in Bezug auf Alter oder Geschlecht, wir suchen Persönlichkeit, keine Norm

Das Angebot: mehr als ein Job

• Eine Pionierrolle mit viel Freiraum und Gestaltungsmöglichkeiten
• Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten bis hin zur strategischen Gesamtverantwortung
• Direkte Anbindung an die Geschäftsleitung
• Möglichkeit zur Beteiligung oder Bonusmodellen bei entsprechendem Erfolg
• Professionelles, dynamisches Umfeld mit gesundem Wachstumskurs
• Standort: Einsätze in der ganzen Deutschschweiz; in der Aufbauphase Präsenz am Firmensitz erforderlich

Bereit für die unternehmerische Herausforderung Ihres Berufslebens? Dann freue ich mich auf Ihre vollständige Bewerbung. Fragen? Rufen Sie mich einfach an. Diskretion ist selbstverständlich.

• Gesamtverantwortung für das Office Management sowie die effiziente Organisation aller administrativen Abläufe am Standort
• Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Geschäftspartner:innen und internen Stakeholdern, inkl. Koordination und Verwaltung von Besprechungsräumen
• Unterstützung bei internen Prozessen, der Abwicklung von Projekten sowie der Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten
• Pflege und Administration interner Systeme (z. B. Salesforce, SAP) zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe
• Bearbeitung des Posteingangs sowie Koordination von Bestellungen, Rechnungen und sonstigen administrativen Vorgängen
• Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Events, Filialmeetings und internen Aktionen
• Erste Ansprechperson für organisatorische und administrative Anliegen am Standort Zürich

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Fliessende Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, im Assistenzbereich oder in einer ähnlichen administrativen Funktion - idealerweise im Retail- oder Handelsumfeld
• Strukturierte, proaktive und serviceorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint; Erfahrung mit Salesforce und SAP ist von Vorteil
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Organisationstalent und Freude am Umgang mit verschiedenen internen und externen Ansprechpartner:innen
• Hands-on-Mentalität und Flexibilität sowie Begeisterung für die Arbeit in einem dynamischen und schnelllebigen Retail-Umfeld

• Abwechslungsreiche Aufgaben mit Eigenverantwortung
• 6 monatiger Einsatz mit Potenzial auf Verlängerung
• Home Office Tage
• Moderne Büroräumlichkeiten