7 Jobs für Verwaltung in Rümlang

In dieser Position ist der Kandidat für die Koordination, Organisation und reibungslose Abwicklung vielfältiger administrativer Aufgaben verantwortlich. Der Tätigkeitsbereich umfasst unter anderem:

• Verantwortung für die allgemeine Büroorganisation, Korrespondenz sowie Termin- und Dokumentenmanagement
• Pflege und Verwaltung der Kontaktdatenbank, professionelle Betreuung von Besuchern und Telefonkorrespondenz
• Selbstständige Abwicklung des Zahlungsverkehrs inkl. Offerten, Abrechnungen, Lieferscheinen sowie Mahnwesen
• Aktualisierung und Pflege der Kunstwerkdatenbanken
• Unterstützung bei der Betreuung der Website
• Organisation der Kunstwerklogistik sowie Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Kunstmaterialien
• Sicherstellung einer strukturierten Arbeitsumgebung sowie Koordination der laufenden Instandhaltung

Um für die Position berücksichtigt zu werden, bringt der ideale Kandidat mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, idealerweise mit Bezug zur Kunst- oder Kulturbranche
• Berufserfahrung in Administration, Organisation oder Projektmanagement im kreativen Umfeld von Vorteil
• Erfahrung in der Verwaltung von Kunstwerken, Ausstellungen oder künstlerischen Projekten erwünscht
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Programme und Datenbanken
• Erfahrung mit digitalen Bildbearbeitungsprogrammen sowie Bereitschaft, sich in weitere Tools einzuarbeiten
• Ausgeprägte Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Engagement
• Stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse, weitere Sprachen von Vorteil
• Diskrete, loyale und serviceorientierte Persönlichkeit mit hoher Affinität zu Kunst und Kultur

Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kreativen und internationalen Umfeld im Grossraum von Zürich. Die Position ist mit einem flexiblen Pensum von 40 - 60 % per sofort oder nach Vereinbarung zu besetzen.

• Gesamtverantwortung für das Office Management sowie die effiziente Organisation aller administrativen Abläufe am Standort
• Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Geschäftspartner:innen und internen Stakeholdern, inkl. Koordination und Verwaltung von Besprechungsräumen
• Unterstützung bei internen Prozessen, der Abwicklung von Projekten sowie der Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten
• Pflege und Administration interner Systeme (z. B. Salesforce, SAP) zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe
• Bearbeitung des Posteingangs sowie Koordination von Bestellungen, Rechnungen und sonstigen administrativen Vorgängen
• Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Events, Filialmeetings und internen Aktionen
• Erste Ansprechperson für organisatorische und administrative Anliegen am Standort Zürich

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Fliessende Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, im Assistenzbereich oder in einer ähnlichen administrativen Funktion - idealerweise im Retail- oder Handelsumfeld
• Strukturierte, proaktive und serviceorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint; Erfahrung mit Salesforce und SAP ist von Vorteil
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Organisationstalent und Freude am Umgang mit verschiedenen internen und externen Ansprechpartner:innen
• Hands-on-Mentalität und Flexibilität sowie Begeisterung für die Arbeit in einem dynamischen und schnelllebigen Retail-Umfeld

• Abwechslungsreiche Aufgaben mit Eigenverantwortung
• 6 monatiger Einsatz mit Potenzial auf Verlängerung
• Home Office Tage
• Moderne Büroräumlichkeiten

Aufgaben

• Verantwortlich für die Finanzbuchhaltung und Versicherungen, inklusive Fakturierung und Versand der Rechnungen, Buchung von Kreditorenrechnungen sowie Ablage der bezahlten Kreditorenrechnungen.
• Bearbeitung von Spesen- und Kreditkartenabrechnungen im Personalbereich.
• Erstellung von Offerten und Auftragsbestätigungen, Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz, Verwaltung des Postein- und -ausgangs sowie des Ferien- und Abwesenheitskalenders.
• Lagerbewirtschaftung, Bestellung von Büromaterial und Arbeitskleidung sowie Verwaltung von Beschriftungsmaterial.
• Bedienung der Telefonzentrale, Weiterleitung von Telefonanrufen.
• Instandhaltung des Aufenthaltsraumes und der Küche, Betreuung der Besucher.

Qualifikation

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen im Bereich Administration, vorzugsweise mit Erfahrungen in der Finanzbuchhaltung und im Personalwesen.
• Organisierte, vorausschauende Arbeitsweise und ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen.

Benefits

• Wettbewerbsfähige Vergütung und attraktive Anstellungsbedingungen.
• Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld mit einem motivierten Team.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Verwandte Berufe: Kaufmännischer Angestellter, Bürokaufmann, Sachbearbeiter, Finanzbuchhalter, Personalassistent, Administrationsassistent, Office Manager, Teamassistent, Sekretär, Verwaltungsangestellter. (W/M)

Branche: Bauwesen/Bauingenieurwesen

Funktion: Administration/Lohn- und Gehaltsabrechnung

Anstellungsart: Festanstellung

Aufgaben

• Verantwortlich für die Finanzbuchhaltung und Versicherungen, inklusive Fakturierung und Versand der Rechnungen, Buchung von Kreditorenrechnungen sowie Ablage der bezahlten Kreditorenrechnungen.
• Bearbeitung von Spesen- und Kreditkartenabrechnungen im Personalbereich.
• Erstellung von Offerten und Auftragsbestätigungen, Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz, Verwaltung des Postein- und -ausgangs sowie des Ferien- und Abwesenheitskalenders.
• Lagerbewirtschaftung, Bestellung von Büromaterial und Arbeitskleidung sowie Verwaltung von Beschriftungsmaterial.
• Bedienung der Telefonzentrale, Weiterleitung von Telefonanrufen.
• Instandhaltung des Aufenthaltsraumes und der Küche, Betreuung der Besucher.

Qualifikation

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen im Bereich Administration, vorzugsweise mit Erfahrungen in der Finanzbuchhaltung und im Personalwesen.
• Organisierte, vorausschauende Arbeitsweise und ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen.

Benefits

• Wettbewerbsfähige Vergütung und attraktive Anstellungsbedingungen.
• Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld mit einem motivierten Team.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Verwandte Berufe: Kaufmännischer Angestellter, Bürokaufmann, Sachbearbeiter, Finanzbuchhalter, Personalassistent, Administrationsassistent, Office Manager, Teamassistent, Sekretär, Verwaltungsangestellter. (W/M)

Branche: Bauwesen/Bauingenieurwesen

Funktion: Administration/Lohn- und Gehaltsabrechnung

Anstellungsart: Festanstellung

Aufgaben

• Verantwortlich für die Finanzbuchhaltung und Versicherungen, inklusive Fakturierung und Versand der Rechnungen, Buchung von Kreditorenrechnungen sowie Ablage der bezahlten Kreditorenrechnungen.
• Bearbeitung von Spesen- und Kreditkartenabrechnungen im Personalbereich.
• Erstellung von Offerten und Auftragsbestätigungen, Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz, Verwaltung des Postein- und -ausgangs sowie des Ferien- und Abwesenheitskalenders.
• Lagerbewirtschaftung, Bestellung von Büromaterial und Arbeitskleidung sowie Verwaltung von Beschriftungsmaterial.
• Bedienung der Telefonzentrale, Weiterleitung von Telefonanrufen.
• Instandhaltung des Aufenthaltsraumes und der Küche, Betreuung der Besucher.

Qualifikation

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen im Bereich Administration, vorzugsweise mit Erfahrungen in der Finanzbuchhaltung und im Personalwesen.
• Organisierte, vorausschauende Arbeitsweise und ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen.

Benefits

• Wettbewerbsfähige Vergütung und attraktive Anstellungsbedingungen.
• Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld mit einem motivierten Team.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Verwandte Berufe: Kaufmännischer Angestellter, Bürokaufmann, Sachbearbeiter, Finanzbuchhalter, Personalassistent, Administrationsassistent, Office Manager, Teamassistent, Sekretär, Verwaltungsangestellter. (W/M)

Branche: Bauwesen/Bauingenieurwesen

Funktion: Administration/Lohn- und Gehaltsabrechnung

Anstellungsart: Festanstellung

• Verantwortung für das Office Management und die allgemeine Büroorganisation
• Empfang und Betreuung von Besuchern, Verwaltung der Besprechungsräume
• Unterstützung bei internen Prozessen, Projektabwicklung und Angebotserstellung
• Pflege und Administration interner Systeme (z. B. Salesforce, SAP)
• Bearbeitung von Posteingang, Bestellungen und Rechnungen
• Bereitstellung von IT-Equipment, IT-Support in Zusammenarbeit mit der Fachabteilung
• Organisation und Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitender
• Unterstützung bei der Planung von Events und internen Aktionen
• Ansprechperson für organisatorische und administrative Anliegen am Standort Zürich

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Office Management, Assistenzbereich oder in einer ähnlichen Rolle
• Fliessend in Deutsch sowie sehr gute Englischkenntnisse
• Strukturierte, proaktive und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere PowerPoint); Erfahrung mit Salesforce und SAP von Vorteil
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Organisationsgeschick
• Hands-on-Mentalität und Freude an der Arbeit in einem dynamischen Umfeld

• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung
• Kollegiales Team und offene Unternehmenskultur
• Moderne Arbeitsumgebung mit flachen Hierarchien
• Möglichkeit, sich aktiv in Prozesse und Strukturen einzubringen