17 Jobs für Executive Assistant in Schweiz

• Allgemeine administrative Unterstützung im Tagesgeschäft
• Organisation und Koordination von Terminen und Meetings
• Bearbeitung und Erstellung von Dokumenten, Präsentationen und Korrespondenzen auf Deutsch (Englischkenntnisse von Vorteil)
• Unterstützung bei internen Abläufen sowie Pflege von Daten und Unterlagen
• Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Ansprechpartnern

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Englischkenntnisse sind ein Plus)
• Erste Berufserfahrung in der Administration oder Assistenz
• Gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und sorgfältige Arbeitsweise
• Freundliche, teamorientierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit

• Temporäre Anstellung (4 Monate) in einem dynamischen KMU in Zürich
• Ein unterstützendes und kollegiales Arbeitsumfeld
• Gelegenheit, praktische Erfahrung im administrativen Bereich zu sammeln und auszubauen

• Provide high-level administrative support to the VP, including calendar management, travel arrangements, and meeting coordination
• Act as a liaison between the VP and internal/external stakeholders, including Finnish-speaking contacts
• Prepare and edit correspondence, presentations, and reports
• Organize and support executive meetings, including agenda preparation, minute-taking, and follow-up actions
• Handle confidential information with discretion and professionalism
• Assist with project coordination and tracking deadlines across departments
• Support the VP in strategic initiatives and ensure smooth day-to-day operations

• Proven experience as an Executive Assistant or similar role in an international setting
• Fluent in Finnish and English (spoken and written); other languages are a plus
• Strong organizational and time-management skills
• Excellent interpersonal and communication abilities
• Proficiency in Microsoft Office Suite and digital collaboration tools
• Ability to work independently and handle multiple priorities under pressure
• Discretion, reliability, and a proactive mindset

Full time role.

Adecco

Aufgaben

• Entlastung des CMO, Priorisierung von Aufgaben und Einbringung eigener Impulse zur Optimierung des Marketing-Teams
• Organisation von Meetings, Terminen und internationalen Reisen sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
• Koordination der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern und Gewährleistung einer professionellen Abwicklung
• Gestaltung internationaler Events und Marketing-Meetings, von der Auswahl der Location über das Catering bis hin zur Gästeliste
• Enge Zusammenarbeit mit HR und Führungskräften zur Förderung individueller Entwicklungspläne und Weiterentwicklung des Teams
• Key User für unsere Tools, Kennen der Systeme in- und auswendig und erste Anlaufstelle bei Fragen
• Verantwortungsvoller und diskreter Umgang mit sensiblen Informationen

Profil

• Erfahrung als Assistenz auf C-Level sowie herausragendes Organisationstalent
• Idealerweise eine Ausbildung im Hotel- oder Eventbereich und eine Weiterbildung als Direktionsassistent/in
• Eigeninitiative, Weitblick und strukturierte Arbeitsweise, auch in stressigen Situationen
• Sichere Kommunikation in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich

Vorteile

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Position in einem dynamischen und internationalen Umfeld
• Die Möglichkeit, in enger Zusammenarbeit mit Führungskräften und verschiedenen Abteilungen zu arbeiten
• Flexibles Arbeiten und die Chance, eigene Ideen und Impulse einzubringen
• Ein modernes Arbeitsumfeld und ein motiviertes, unterstützendes Team

Kontaktinformationen

Falls du weitere Fragen zu diesem Stellenangebot (Referenz: JN - ) hast, kontaktiere bitte Robert Born unter .

Über uns

Adecco ist Marktführer für Personallösungen in der Schweiz und weltweit. Jeden Tag sorgen unsere Teams in unseren rund 50 Standorten schweizweit für den besten Match zwischen Kandidat:innen und Kunden in unterschiedlichen Berufsfeldern und Branchen.

Adecco Schweiz ist ein Unternehmen der Adecco Gruppe, dem weltweit führenden Unternehmen für Talent Advisory und Solutions. Wir glauben daran, jeden für die Zukunft fit zu machen und beschäftigen täglich über 3,5 Millionen Menschen. Wir rekrutieren, entwickeln und bilden Talente in 60 Ländern aus, und ermöglichen es Organisationen, die Zukunft der Arbeit mitzugestalten.

Branche: Anderes

Funktion: Anderes

• Provide comprehensive administrative support to the General Counsel, including calendar management and meeting coordination.
• Draft, review, and manage legal and business correspondence with accuracy and confidentiality.
• Coordinate travel arrangements and expense reporting for the General Counsel.
• Maintain and organize legal documents and records in a systematic manner.
• Liaise with internal and external stakeholders to facilitate communication and collaboration.
• Assist in preparing presentations and reports for internal and external use.
• Handle confidential information with discretion and professionalism.
• Support additional secretarial and business support tasks as needed.

• A strong educational background, preferably in business administration or a related field.
• Proficiency in English; additional language skills are an advantage.
• Excellent organizational and multitasking abilities.
• Proficiency in MS Office tools, including Word, Excel, and PowerPoint.
• Strong attention to detail and a proactive approach to problem-solving.

Our client offers you:

• A permanent position within a respected organization.
• An opportunity to work closely with senior leadership in a professional setting.
• Comprehensive support for professional growth and development.
• A collaborative and well-structured work environment.

• Provide comprehensive administrative and strategic support to the CEO, ensuring efficient coordination of daily activities.
• Manage complex calendars, travel arrangements, and confidential communications.
• Prepare high-quality presentations, reports, and briefing materials for internal and external meetings.
• Organize and coordinate executive-level events, including board meetings, leadership offsites, and client engagements.
• Liaise with internal departments and external stakeholders with professionalism and diplomacy.
• Support the CEO in board and committee preparations, including minute-taking, agenda setting, and follow-ups.
• Handle sensitive information with the utmost confidentiality and discretion.

• Proven experience as an Executive Assistant at C-suite level, ideally within private banking or financial services.
• Exceptional organizational and communication skills, with a proactive and service-oriented mindset.
• Fluent in French and English ; additional languages are an asset.
• High proficiency in MS Office Suite (especially PowerPoint and Excel); familiarity with collaboration tools is a plus.
• Discreet, reliable, and able to thrive in a fast-paced, high-responsibility environment.

This is a unique opportunity to work at the heart of a respected private bank, in a role that combines strategic support, operational excellence, and trusted partnership. The position offers a dynamic and human-sized environment, with a strong emphasis on values, confidentiality, and long-term vision.

Adecco

In Ihrer aktuellen Position fehlt die Würze und Sie vermissen die Vielseitigkeit?

Kein Problem: wir haben die Lösung! Unterstützen Sie das Team unseres Auftraggebers

mit Ihrem Können

Aufgaben

• Unterstützung des CEOs durch persönliche Assistenz zur Entlastung im administrativen Bereich.
• Verantwortung für die Kommunikation mit Aktionären und der Öffentlichkeit.
• Organisation und Durchführung von Generalversammlungen und Mitarbeiterveranstaltungen.
• Entwicklung und Pflege der Corporate Identity im Unternehmen und Schulung der Mitarbeitenden in entsprechenden Bereichen.
• Mitgestaltung und Umsetzung von Marketingmaßnahmen, um das Image des Unternehmens zu stärken.

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger relevanter Berufserfahrung.
• Expertise in der Organisation von größeren Veranstaltungen und Kenntnis in der Öffentlichkeitsarbeit.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word und PowerPoint.
• Erfahrung mit Grafiksoftware wie Photoshop, InDesign und Illustrator.
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Vorteile

• Ein anspruchsvolles und dynamisches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und direkter Atmosphäre bietet vielfältige Möglichkeiten zur individuellen Weiterentwicklung.
• Die Arbeit erfolgt am modernen Produktionsstandort, der direkt neben einem Bahnhof liegt, und kostenlose Parkplätze für Mitarbeitende sind verfügbar.
• Im eigenen Mitarbeiterrestaurant genießen Sie preiswerte Menüs, die für jeden Geschmack etwas bieten.

Kontaktinformationen

Falls du weitere Fragen zu diesem Stellenangebot (Referenz: JN - ) hast, kontaktiere bitte Filipa Videira unter .

Über uns

Adecco ist Marktführer für Personallösungen in der Schweiz und weltweit. Jeden Tag sorgen unsere Teams in unseren rund 50 Standorten schweizweit für den besten Match zwischen Kandidat:innen und Kunden in unterschiedlichen Berufsfeldern und Branchen.

Adecco Schweiz ist ein Unternehmen der Adecco Gruppe, dem weltweit führenden Unternehmen für Talent Advisory und Solutions. Wir glauben daran, jeden für die Zukunft fit zu machen und beschäftigen täglich über 3,5 Millionen Menschen. Wir rekrutieren, entwickeln und bilden Talente in 60 Ländern aus, und ermöglichen es Organisationen, die Zukunft der Arbeit mitzugestalten.

Branche: Anderes

Funktion: Anderes

Adecco

Unser Kunde sucht eine zuverlässige und engagierte Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, Prioritäten setzt und einen reibungslosen Ablauf sicherstellt. Wenn Sie eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld suchen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Aufgaben

• Koordination von Terminen für die Führungsebene
• Kontieren, kontrollieren und bearbeiten von eingehenden Rechnungen
• Zuständig für das Bedienen des Telefons, Postverarbeitung, Buchen von Räumen und Koordinieren von Konferenzen
• Organisation und Nachbereitung von verschiedenen Meetings
• Koordinieren und managen unter anderem von Trainingsmassnahmen, etc.
• Zusammenarbeit mit verschiedenen externen Anspruch-Gruppen und Behörden
• Mithilfe bei der Erstellung von Präsentationen
• Planen von diversen Events

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Weiterbildung im Bereich Marketing, Eventmanagement oder Bürokommunikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position
• Sehr gute Deutsch- und Französischkenntnisse und gute Englischkenntnisse
• Kunden- und Serviceorientiertes Denken und Handeln
• Verantwortungsbewusste, diskrete und organisierte Arbeitsweise
• Motivierte, zuverlässige und kollegiale Persönlichkeit

Vorteile

• Gute Sozialleistungen
• Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Festanstellung
• Renommiertes Unternehmen
• Vielfältige Tätigkeit

Kontaktinformationen

Falls du weitere Fragen zu diesem Stellenangebot (Referenz: JN - ) hast, kontaktiere bitte Özen Bozkurt unter .

Über uns

Adecco ist Marktführer für Personallösungen in der Schweiz und weltweit. Jeden Tag sorgen unsere Teams in unseren rund 50 Standorten schweizweit für den besten Match zwischen Kandidat:innen und Kunden in unterschiedlichen Berufsfeldern und Branchen. 

Adecco Schweiz ist ein Unternehmen der Adecco Gruppe, dem weltweit führenden Unternehmen für Talent Advisory und Solutions. Wir glauben daran, jeden für die Zukunft fit zu machen und beschäftigen täglich über 3,5 Millionen Menschen. Wir rekrutieren, entwickeln und bilden Talente in 60 Ländern aus, und ermöglichen es Organisationen, die Zukunft der Arbeit mitzugestalten.

Branche: Anderes

Funktion: Anderes

Adecco

Machen Sie den nächsten Schritt in Ihrer Karriere mit Adecco! Für unseren Kunden, ein weltweit führendes Unternehmen, suchen wir eine erfahrene und motivierten Executive Assistant.

Aufgaben

• Selbstständige Verwaltung der Agenden für Mitglieder des Group Executive Committee
• Koordination aller Aspekte von internationalen Reisen
• Organisation von Meetings und Konferenzen, sowohl lokal als auch international
• Durchführung allgemeiner Bürotätigkeiten zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
• Effiziente Verwaltung von Reisekosten und Abteilungsrechnungen
• Überwachung und Pflege von Akten und Archiven, sowohl in Papierform als auch digital
• Urlaubsvertretung für andere Teammitglieder

Profil

• Mehrjährige Erfahrung als Executiv Assistant auf Führungsebene
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachen wie Spanisch sind ein Plus
• Strukturierte und gut organisierte Arbeitsweise mit einem Blick für Details
• Erfahrung im Umgang mit sensiblen Informationen und bei der Reiseplanung
• Flexibel und anpassungsfähig, auch bei kurzfristigen Änderungen
• Diskret, professionell und zuverlässig im Umgang mit Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen
• Teamfähig, offen und belastbar ? Sie behalten auch in stressigen Situationen den Überblick und eine positive Einstellung

Vorteile

• Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• Angenehmes Arbeitsumfeld

Kontaktinformationen

Falls du weitere Fragen zu diesem Stellenangebot (Referenz: JN - ) hast, kontaktiere bitte Özen Bozkurt unter .

Über uns

Adecco ist Marktführer für Personallösungen in der Schweiz und weltweit. Jeden Tag sorgen unsere Teams in unseren rund 50 Standorten schweizweit für den besten Match zwischen Kandidat:innen und Kunden in unterschiedlichen Berufsfeldern und Branchen. 

Adecco Schweiz ist ein Unternehmen der Adecco Gruppe, dem weltweit führenden Unternehmen für Talent Advisory und Solutions. Wir glauben daran, jeden für die Zukunft fit zu machen und beschäftigen täglich über 3,5 Millionen Menschen. Wir rekrutieren, entwickeln und bilden Talente in 60 Ländern aus, und ermöglichen es Organisationen, die Zukunft der Arbeit mitzugestalten.

Branche: Anderes

Funktion: Anderes

• Acting as the primary contact point for the leadership team, clients, and external partners
• Complex calendar management and prioritization of appointments for the Founder, CEO, and CFO
• Coordinating, leading, and mentoring administrative support professionals across different locations
• Drafting, editing, and proofreading internal and external communications on behalf of the leadership team
• Scheduling and organizing meetings, handling logistics, and providing on-site or remote support
• Overseeing office management, including facilities, supplies, and vendor coordination in Zug and remote offices
• Managing and processing incoming invoices, ensuring proper approvals and timely payments
• Maintaining digital and physical filing systems for administrative and financial documentation

• Minimum of 5 years' experience supporting C-level executives or office management in a dynamic, international environment
• Fluent in both English and German (written and spoken)
• Advanced knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Excellent organizational and time management skills with the ability to manage multiple priorities
• Strong communication skills and a professional, proactive demeanour
• Familiarity with invoice processing or basic accounting tools
• Experience managing office operations or facilities across multiple locations
• Previous exposure to the financial services or fintech industry
• Resourceful, adaptable, and calm under pressure
• Self-starter with a high degree of ownership
• High level of discretion and confidentiality with sensitive information
• Tech-savvy and confident using digital tools to streamline workflows

Are you ready for a new challenge in a dynamic, fast-paced environment and confident you can cover the responsibilities outlined above? If so, we look forward to receiving your application.